陜西省政府采購檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)政府采購檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》及《陜西省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條 政府采購檔案是指在政府采購活動(dòng)中形成的，具有查考、利用和保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等不同形式的歷史記錄，是反映政府采購當(dāng)事人依法管理和實(shí)施政府采購活動(dòng)的重要憑證。

第三條 本辦法適用于陜西省各級(jí)政府采購監(jiān)管部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)（含集中采購機(jī)構(gòu)）對政府采購檔案的歸集、管理、利用和銷毀等活動(dòng)。

第四條 政府采購檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。各級(jí)財(cái)政部門負(fù)責(zé)政府采購檔案工作的管理和監(jiān)督，各級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)對政府采購檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條 政府采購檔案實(shí)行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”，采購人承擔(dān)本單位政府采購活動(dòng)檔案歸集、管理、利用和銷毀的主體責(zé)任。政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)政府采購檔案管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，便于社會(huì)各方面利用。

第二章 政府采購檔案的歸集

第六條 政府采購檔案歸集應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）政府采購檔案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全；

（二）檔案材料中的簽名、印鑒必須真實(shí)有效；

（三）政府采購檔案資料除特殊情況外均要求為原件。

第七條 政府采購檔案歸集應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

（一）采購預(yù)算、采購需求、采購意向、采購計(jì)劃、采購方式變更審批、采購進(jìn)口產(chǎn)品核準(zhǔn)、委托代理協(xié)議等前期文件資料；

（二）采購文件及其澄清或修改、采購公告、資格預(yù)審、答疑、供應(yīng)商報(bào)名記錄等文件資料；

（三）投標(biāo)或響應(yīng)文件及其補(bǔ)充、修改或撤回，供應(yīng)商資格審查，開標(biāo)（談判、詢價(jià)）記錄和錄音錄像等開標(biāo)文件資料；

（四）專家抽取、采購人代表授權(quán)、評(píng)審過程及評(píng)審報(bào)告等評(píng)審文件資料；

（五）中標(biāo)或成交文件資料、中標(biāo)或成交通知書、中標(biāo)或成交公告等中標(biāo)、成交文件資料；

（六）采購合同及其補(bǔ)充、修改、中止或終止、履約驗(yàn)收、資金支付等文件資料；

（七）質(zhì)疑及答復(fù)、投訴處理等文件資料；

（八）其他與采購項(xiàng)目、采購過程及采購項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件資料。

第八條 政府采購檔案應(yīng)當(dāng)在政府采購合同簽訂后3個(gè)月內(nèi)或竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成歸集，因故不能按期歸集的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)作出書面說明，并及時(shí)歸集檔案。跨多個(gè)年度實(shí)施的政府采購項(xiàng)目檔案應(yīng)按最后一次實(shí)施年度歸集相關(guān)文件資料。

第九條 通過政府采購電子賣場、零星采購、緊急采購等方式開展的政府采購活動(dòng)的檔案，可以不按照第七條規(guī)定的內(nèi)容，由采購人根據(jù)單位內(nèi)控制度自行歸集。

第十條 政府采購檔案按照年度采購項(xiàng)目歸檔組卷。案卷應(yīng)當(dāng)編制案卷封面、卷內(nèi)目錄，放置卷內(nèi)備考表，形成年度檔案案卷目錄，以卷為單位整理的，目錄應(yīng)采用《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）。

第十一條 卷內(nèi)文件應(yīng)當(dāng)結(jié)論性材料在前、說明性材料在后，按照政府采購工作流程排列，包括前期文件資料、采購文件資料、開標(biāo)（談判、詢價(jià)等）文件資料、評(píng)審文件資料、中標(biāo)或成交資料、合同及履約驗(yàn)收文件資料、其他文件資料等。

第十二條 卷內(nèi)檔案應(yīng)當(dāng)有卷內(nèi)文件目錄，并符合以下要求：

（一）按照文件排列順序逐件填寫；

（二）根據(jù)文件題名填寫“案卷題名”，無題名的文件或材料，應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容自行擬定題名；

（三）以一套完整的材料（包括附件）總頁數(shù)填寫“頁數(shù)”；

（四）圖紙、設(shè)計(jì)效果圖等應(yīng)當(dāng)折疊成A4幅面，不能折疊的圖紙應(yīng)當(dāng)平放或卷放；

（五）光盤、硬磁盤等不同載體的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)編號(hào)，分別組卷整理，并在卷內(nèi)目錄備注欄注明與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的互見號(hào)（檔號(hào)）。

第十三條 政府采購檔案可以以紙質(zhì)方式進(jìn)行歸集，也可以用電子檔案方式歸集保存，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。鼓勵(lì)采購人、采購代理機(jī)構(gòu)利用信息化手段歸集保存政府采購電子檔案，電子檔案應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。

第十四條 采購人與采購代理機(jī)構(gòu)約定由采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購檔案歸集的，采購人應(yīng)當(dāng)督促采購代理機(jī)構(gòu)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸集所有政府采購檔案。采購人政府采購項(xiàng)目實(shí)施電子化交易的，應(yīng)當(dāng)以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集。

第三章 政府采購檔案的管理

第十五條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀，不得將政府采購檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十六條 政府采購檔案保存期限為從采購結(jié)束之日起至少15年。采購結(jié)束之日以履約驗(yàn)收合格之日起算，因其他原因?qū)е挛茨馨雌诼募s驗(yàn)收的，以簽訂政府采購合同之日起算。

第十七條 采購人和采購代理機(jī)構(gòu)可以在委托代理協(xié)議中約定由采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸集和暫時(shí)保管相關(guān)政府采購檔案，但須明確歸集和保管的范圍、期限及責(zé)任等事項(xiàng)。其中，保管期限最長不得超過該項(xiàng)目采購結(jié)束之日起1年，到期前1個(gè)月，采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)將政府采購檔案全部移交采購人。

第十八條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法做好政府采購檔案的管理工作，將政府采購檔案管理作為本單位檔案管理制度的重要內(nèi)容之一，納入政府采購內(nèi)控管理，并指定專人負(fù)責(zé)，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性。政府采購檔案管理人員發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。

第十九條 鼓勵(lì)采購人、采購代理機(jī)構(gòu)設(shè)立單獨(dú)的政府采購檔案貯存場所，貯存場所要保持清潔衛(wèi)生，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

第二十條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對政府采購檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

第二十一條 采購人因故合并的，應(yīng)按檔案管理有關(guān)規(guī)定將政府采購檔案移交新成立的采購人；采購人因撤銷或其他原因而終止的，應(yīng)及時(shí)將政府采購檔案整理移交負(fù)有相關(guān)職責(zé)的采購人或上級(jí)部門。

第二十二條 采購代理機(jī)構(gòu)因故合并的，應(yīng)按檔案管理有關(guān)規(guī)定將政府采購檔案移交新成立的采購代理機(jī)構(gòu)；分立的，應(yīng)自行協(xié)商由分立的一家采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購檔案管理；因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，應(yīng)及時(shí)整理移交采購人。

第二十三條 移交政府采購檔案應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的政府采購檔案名稱、冊數(shù)、采購人名稱、保管起止時(shí)限等，檔案移交清冊應(yīng)按移交的政府采購檔案的最長保存期限保存。政府采購電子檔案的移交與接收還應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

第四章 政府采購檔案的利用和銷毀

第二十四條 政府采購檔案的利用，是指對政府采購檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。

第二十五條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用政府采購檔案，在進(jìn)行政府采購檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。政府采購檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

第二十六條 檔案利用者應(yīng)對閱覽、復(fù)制、摘錄或外借的政府采購檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封或抽換等。

第二十七條 保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；

（二）銷毀意見應(yīng)報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，同時(shí)報(bào)同級(jí)財(cái)政部門和檔案主管部門備案；

（三）銷毀政府采購檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，核對清點(diǎn)銷毀的檔案，防止檔案遺失和泄密，銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名；

（四）銷毀清冊（含銷毀清單及銷毀意見）保管期限為永久。

第五章 法律責(zé)任

第二十八條 采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)接受財(cái)政部門或檔案主管部門對其政府采購檔案的檢查。

第二十九條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)在有關(guān)部門實(shí)施監(jiān)督檢查過程中，拒絕提供政府采購檔案的，屬于拒絕有關(guān)部門依法實(shí)施監(jiān)督檢查，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十一條等規(guī)定，由同級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門責(zé)令限期改正，給予警告，可以并處罰款，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，由其行政主管部門或者有關(guān)機(jī)關(guān)給予處分，并予通報(bào)。

第三十條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條等規(guī)定，由同級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門處以2萬元以上10萬元以下的罰款，對其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第三十一條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)不按規(guī)定立卷歸檔、檔案管理混亂、將政府采購檔案據(jù)為己有拒絕歸檔或移交、涂改毀損檔案、明知所保存的政府采購檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施造成檔案損失、檔案工作人員或者對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守造成檔案損失的，依照《中華人民共和國檔案法》《陜西省檔案條例》第三十五條等規(guī)定，由縣級(jí)以上檔案主管部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，由主管部門或者有關(guān)單位對有關(guān)責(zé)任人給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第六章 附則

第三十二條 鼓勵(lì)采購人、采購代理機(jī)構(gòu)積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對檔案原件妥善保管。

第三十三條 對外援助項(xiàng)目、國家相關(guān)資格或者資質(zhì)管理制度另有規(guī)定的項(xiàng)目以及軍事采購、涉及國家安全和秘密的采購、因嚴(yán)重自然災(zāi)害和其他不可抗力實(shí)施的緊急采購，不適用本辦法。

第三十四條 對在政府采購檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和依法不予公開的信息，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)等相關(guān)知情人應(yīng)當(dāng)保密。

第三十五條 本辦法自2022年11月1日起施行，有效期至2027年10月31日。《陜西省財(cái)政廳 陜西省檔案局關(guān)于印發(fā)＜政府采購檔案管理辦法＞的通知》（陜財(cái)辦采管〔2008〕9號(hào)）同時(shí)廢止。